こんにちは、Kentoです！
私はルート営業の仕事をしていますが、事務作業も毎日しています。
営業の合間に事務作業をするくらいなら気楽です。でも、事務作業って一日中やってると苦痛ですよね。
営業事務を一日中やっていた時期があったのですが、これは大変でした。
会計事務所で働いたこともあります。事務作業に苦手意識をもつ人の気持ちがすごく分かりました。
向いている人と向いていない人にハッキリ分かれるだろうと感じます。
私は正直、向いていない方でした。
この記事では、私が感じた事務作業の大変さと対処方法を紹介していきます。
これから就職活動で事務の仕事を検討している方。自分に向いているか考えるヒントにして下さい！
私みたいに営業だけど事務作業をする方も参考になるでしょう！
事務作業が苦手と感じた理由について
事務作業というとパソコンに向き合いながら書類を整理したり電話対応をするイメージですよね。
事務作業の仕事一つ一つは決して難くないです。
だからといって、誰にでもできるような簡単な仕事ではありません。私が苦手と感じた理由は以下になります。
理由が箇条書きになっているだけでは分かりづらいので、解説していこうと思います。
比較対象はルート営業です。
事務作業は集中しないといけないのに、集中しづらい
事務作業で失敗ばかりしていると仕事を任せてもらえなくなります。
ミスをしないように集中しないといけません。でも、新しい仕事を頼まれます。電話の対応もします。
集中しづらいですよね。うまく切り替えができるように慣れるまでは、かなり疲れました・・・。
事務作業はチームワークです。この１時間はあなたの休める時間と決まっています。
外回りの営業だと仕事に支障がなければ自由に休めまず。事務作業は自分のペースで仕事できないと感じました。
事務作業は共同作業！周りの人に影響される
外回りの営業と違って、人と一緒に仕事しないといけないのも苦痛ですね。
営業だと移動時間もあるため、一人の時間があります。音楽をきくこともできるので気分転換ができます。
一方、事務作業は同じ空間で人と一緒に働かないといけません。
一緒に働く相手の仕事の状況を察して、話しかけるタイミングを見極めるのは大変です。相手の機嫌にまで敏感になりましたよ、私。
特に相手の不機嫌の影響を受けてしまうのが一番苦痛な点でした。イライラしている人から離れられないのは辛いですね。
事務作業は退屈か、安心か
毎日、同じ時間に同じ作業をしているのが苦手な人もいるでしょう。
仕事に刺激が欲しい。退屈な人生はイヤだ。という人に事務作業はしんどいと思います。
慣れてしまえば楽なのはいいことです。ただ、この先もずっとこの作業を続けるだけと考えるとイヤになりませんか。
変化がないことを好むか苦手かは、事務作業に向くかどうかを左右します。
変化がないと安心できるという人は向いているかもしれませんね。
事務作業に達成感、やりがいを見つけられるか
自分らしい仕事がしたい。やりがいのある仕事がしたい。という人は事務作業は向いていないでしょう。
営業なら自分のスタイルを独自に考えられます。数字という絶対的な指標もあるので達成感も感じやすいでしょう。
事務作業は、仕事の工夫や改善はできますが、営業と違って評価はされづらいです。
工夫や改善は自分が楽になるため。単純に励んでいて楽しいから。そんな理由でがんばれるといいですよね。
自分なりのやりがいを見つけられるかは、ずっと続けるうえで大事なポイントになるでしょう。
次章から事務作業の苦手意識を克服して、うまくやっていくために大事なことを紹介していきます。
事務作業の苦手意識を克服するために、淡々と平常心を保とう
事務作業では細かい仕事を淡々とミスがないようにこなしていくのが肝心です。
そのために一番大事なのは、平常心を保つことです。
イライラしたり落ち込んでいたりするとケアレスミスに繋がります。
頭に仕事と関係のないことが浮かんでくる状態では仕事になりません。平常心で仕事に臨みましょう。
事務作業をしているときに無心になれる。落ち着く。そんな精神状態になれれば事務作業も苦手でなくなります。
淡々と平常心で事務作業をしてくためのポイントを解説していきますね。
ミスを責められても気にしない
ミスをすれば営業の人やお客様など、誰かしらに迷惑がかかってしまいます。
落ち込んだり自信を失いそうになりますよね。ただ、落ち込んでも容赦なく仕事はふってきます。
常に増えていく仕事に淡々と対応するためにも、ミスを気にしない精神が大事です。
謝るときは申し訳ないという態度を出さないといけません。平然としていると反省していないと判断する人が多いですから。
しかし、内心では気にしないことが大事です。追加のミスを防ぐためです。
ミスなんて本来、改善のきっかけに過ぎません。
反省して次に活かせれは、いい経験です。落ち込むようなことじゃありません。自分を責めたりしないで下さいね！
自信を失って、自分が行った他の仕事のミスまで心配になってくると平常心でいられません。
改善として新しい仕組みを作ればいいだけです。この点を必ず再確認するといった仕事を追加すればミスは防げます。
あとは、『ミスはあるさ。人間だもの』くらいの開き直りが大事ですよ。
頼まれた仕事はすぐやるか、書いておく
仕事を頼まれて優先順位を入れ替えるときは注意が必要です。
私は失敗しました。
優先すべき仕事にとりかかるタイミングで電話対応しました。その電話が緊急の内容だったため、
優先して必死に対応。結果、最初に頼まれた大事な仕事を忘れました。怒られたイヤな思い出です。
対応策として、頼まれた仕事はすぐにやる。できない場合は、付箋に書いて目につく場所に貼っておくことを徹底しています。
書いておくことは面倒に感じるかもしれません。でも、すごくメリットのあることですよ。
やるべきことが頭の中に３つ以上あると、人は苦痛に感じます。忘れないようにと意識するだけで、かなりストレスです。
また、やるべきことが多いと感じると焦ります。
結果、時間がないという思い込みにハマります。そして、余計に焦るという悪循環になります。
自分がこれからやる仕事は紙に書き出してリスト化しましょう。
自分の頭の中を紙に書き出すとストレスが減ります。不思議と落ち着きますよ。客観的にみられるので優先順位もつけやすいです。
忘れていました。これは絶対に避けたい失敗です。頼まれた大事な仕事はすぐやるか、書いておくようにしましょう。
この対応はストレスを減らし、ミスを防げます。平常心を保つことにも繋がりますよ。
確認を徹底する。失敗を自分の責任にされないために
営業の人と口頭でやりとりをしていると、認識のズレが生じやすいです。
お互いの確認不足なのに、一方的に失敗の責任を押しつけられるのはイヤですよね。
自分を守りましょう。責任を押しつけられないように、やりとりをメモしながら聞くことは大事です。
メモに残しておけば、言った言わないのトラブルも避けられますよ。
メモをとりながら話を聞けば、相手の話を理解しやすいです。
自分が分からないことも発見しやすいのです。その場で質問できると相手も助かるでしょう。
自分で勝手に判断するのリスクがあります。責任をとらないですむように、確認して余計な判断は避けましょう。
事務作業が苦手なら人間関係を楽しもう
仕事を続けていくためにも、自分なりに仕事の楽しさは見つけていきたいですよね。
ただ、事務作業そのものを楽しむのは簡単ではありません。
仕事を片付けていくことをゲーム感覚で楽しめれば理想的ですが、そんな人は少ないでしょう。
事務作業を続けていくには、職場を自分にとって居心地のいいところにするのが大事です。
人間関係が良好なら、失敗しても責められることも少ないでしょう。仕事を続けやすくなります。
続けて経験が増えれば、事務作業への苦手意識も薄れていきますよ。
プライベートな愚痴や雑談ができる人がたくさんいる。そんな職場を築いていきたいですね！
職場の人間関係を良好にするポイントを紹介していきます。
笑顔を心がけて頼まれやすい人になる！笑顔のメリットはたくさんある
事務作業をしているときは、淡々と平常心で仕事をしているため無表情になりがちです。
無表情でバリバリ仕事をしていると、話しかけるなオーラが出てしまいます。笑顔を心がけましょう。
仕事を頼む人は相手を選びます。笑顔の人は頼みやすいです。
他にもこんな得することがありますよ！
笑顔でいるメリットはたくさんあります。
一番のメリットは、笑顔でいると自分自身が楽しい気分になれることでしょう。
笑顔でいると前向きで意欲的になれます。明るい性格にもなってきます。
ストレスも減るし、自分に与える影響も数え切れないほどたくさんありますよ。
鏡を見るときは、自分の笑顔も確認しましょうね！
事務作業をがんばる自分を褒める
仕事でやりがいを感じる瞬間って、人に感謝されたり、自分の仕事を認めてもらったときですよね。
でも、そんな機会が少ないのが事務作業の辛いところ。人に褒めてもらうことを求めても満たされません。
仕事が味気ないものになってしまいます。
自分を褒めましょう。よくやったと時には自分に言ってあげることが大事です。
自分がどれだけ頑張っているか。一番、分かっているのは自分です。
プライベートで問題を抱えている。体調が悪い。普段通りの仕事をするのが大変なときは必ずあります。
やって当たり前が会社の基準でしょう。給料、払っているでしょ？としか思われません。
自分に厳しくするのはやめましょう。自分に対する基準を上げても苦しくなるだけです。
いつの間にか、人にも厳しくなってしまいます。人が離れていきますよ。
一日がんばれたら、お風呂のなかでよくやったと笑顔になりましょう。
ガッツポーズすることも、達成感を感じられるので私は好んでよくやります。
一日をしっかりと積み重ねていきましょう。自分を褒めることで積み重ねていく実感が湧いてきます。
何事も継続が一番大切です。続いていれば、事務作業への苦手意識も薄れていくでしょう。
続けられたこと自体が、自信になっていきますからね。
そういえば、悩んでいた時期もあったなと思い出す。その頃には淡々と事務作業ができるようになっていますよ。
